O Excel tem
muitas funcionalidades idênticas ao Word que já vimos. Para inciar o Excel, o
processo é o mesmo. Clique no botão “Iniciar” e em seguida em “Microsoft Office
Excel”.
Caso não
esteja na parte inicial do menu “Iniciar”, clique em: “Todos os
programas/Microsoft Office/Microsoft Office Excel”. Se preferir, pode usar o
campo de pesquisa e digitar o nome do programa.
Com o Excel
aberto, veremos que o menu superior é muito semelhante ao do Word, com os
recursos de salvar, alterar fonte, colocar negrito, inserir imagem ou link
exatamente no mesmo local.
Porém, o
Excel tem inúmeros recursos e fórmulas que podemos utilizar. Existe uma série
de fórmulas, gráficos e outras funções possíveis no Excel, mas vamos nos ater
ao básico, pois um estudo aprofundado requer um curso inteiro e mais demorado
somente para este programa.
Na
corretagem, usamos bastante o Excel para desenvolver funções como:
1. Criar planilha de clientes com
acompanhamento;
2. Criar planilha da Pauta com descrição
resumida de todos os imóveis;
3. Criar uma planilha financeira com
controle de comissões.
Sendo assim,
vamos utilizar esses 3 exemplos como ponto de partida e através desses exemplos
poderemos desenvolver outras coisas.
1. Criando uma planilha de clientes:
Com o Excel
aberto, usaremos a primeira linha para descrever os campos que queremos
utilizar, por exemplo “nome, telefone, email, tipo de imóvel, localização,
faixa de preço, observações...”
Cada item
deve ser digitado em uma coluna (Observe que as linhas são contadas por números
e as colunas por letras, ou seja, a primeira célula fica exatamente na posição
A1).
Segue exemplo de uma planilha:
Temos as
linhas em ordem numérica e as colunas em ordem alfabética. Quando queremos
selecionar uma linha inteira ou uma coluna inteira, clicamos no número ou na
letra correspondente.
Ao preencher
os dados, é provável que algumas palavras ultrapassem a largura da célula, por
isso é necessário aumentar essa largura. Para isso, selecionamos a coluna
inteira clicando na letra correspondente.
Após
selecionada, leve o cursor até a divisão entre uma letra e outra, clique,
segure e mova. Se preferir, ao invés de segurar e mover, você pode apenas
clicar 2x nessa divisão entre as colunas.
O mesmo
procedimento se aplica para aumentar ou diminuir a altura das linhas. Caso
queira mudar o tamanho de mais de uma coluna, basta selecionar as que você
quer, segurando o botão do mouse ou
usando o “Shift”.
Para
selecionar a planilha inteira, clique no quadrado que fica acima do número 1 e
ao lado da letra A.
Caso você
queira manter a coluna com largura menor para ocupar menos espaço, é possível
ler o texto ou fórmula inteira da célula em questão clicando sobre a célula e
lendo naquela linha branca do menu, onde consta “fx”.
Esse campo
também serve para editar o texto. Quando clicamos numa determinada célula e
escrevemos, se quisermos voltar no meio da palavra para editar, veremos que ao
colocar pra esquerda trocaremos de célula ao invés de voltarmos para o meio da
palavra.
Portanto,
para editar uma palavra ou frase, temos 3 opções:
1. Clicar 2x sobre a célula;
2. Teclar F2;
3. Editar usando esse campo citado acima
que exibe o texto completo.
Se você
clicar sobre uma célula que já contenha um texto ou fórmula e simplesmente
digitar algo, irá apagar o que havia na célula, inserindo o que está sendo
digitado. Portanto, para editar ou acrescentar algo no texto, deve-se usar esse
procedimento.
Outro
detalhe importante a se observar, é saber em qual célula você está. Isso será
bastante usado nas fórmulas.
É simples,
basta ver em qual coluna e linha você está. Exemplo: Se você estiver na 1ª
coluna (A) e na 1ª linha, você estará na célula A1.
Também é
possível ver no próprio menu, que sempre indica a célula em que estamos.
Com essas
informações básicas, já podemos iniciar nossa planilha de clientes.
Na linha 1
colocamos os dados que queremos utilizar (data, fonte de captação, nome,
telefone, email, etc). Essa primeira linha é recomendado deixar em negrito e/ou
com letras maiúsculas para dar mais destaque.
Nas linhas
abaixo preenchemos com os dados que queremos, utilizando uma linha para cada
cliente.
Se por acaso
você decidir acrescentar uma linha ou coluna depois de já ter digitado tudo,
clique com o botão direito sobre a letra (se for uma coluna) ou sobre o número
(se for uma linha) e clique em “Inserir”. Ela sempre será acrescentada antes da
linha ou coluna selecionada.
Observações:
Particularmente eu costumo usar códigos para os clientes, pois isso facilita
bastante na hora de salvar um contato no celular, por exemplo. Ao invés de usar
um campo de informações descrevendo quem é a pessoa, basta eu usar um código.
Outro bom motivo é o fato de que existem muitas pessoas com nomes iguais. Assim
saberemos diferenciar.
Inserir código com fórmula: Para não precisarmos digitar código
por código, podemos usar fórmula. Digite o primeiro código na célula A2, logo
abaixo da célula A1, onde está escrito “CÓD”.
Na célula de
baixo (A3), digite “=”, clique na célula de cima (A2) que contém o código
inicial e em seguida digite “+1” e tecle Enter.
Como
pretendemos fazer uma seqüência numérica, usamos essa fórmula “=A2+1”, pois
estamos somando 1 a mais que o valor da célula A2.
Logo que
você clicar na outra célula após ter digitado “=”, você verá que a célula
clicada fica selecionada com um pontilhado em volta e volta ao normal quando
você conclui a fórmula e tecla Enter.
Toda a
fórmula se inicia com “=”.
Pronto, já
fizemos nossa primeira fórmula. Agora basta copiar essa célula com a fórmula
(A3) e colar nas células de baixo. Você pode segurar com o mouse e selecionar diversas células ao mesmo tempo ou pode segurar
o “Shift” e usar o cursor pra baixo.
Por exemplo,
neste caso podemos clicar na célula A4 e selecionar até a célula A50 arrastando
o mouse ou segurando o shift.
Mesmo que
você não queira utilizar código, é bem importante entender esse processo, pois
as fórmulas são a principal ferramenta do Excel.
Não
precisamos “ter medo” das fórmulas. É tudo matemática simples. O que precisamos
entender é que usamos o valor de uma célula para fazer um cálculo.
Exemplo:
Supondo que na célula A1 você digite o número 100. Se você for em qualquer
célula e digitar “=A1+50”, aparecerá 150 na célula com a fórmula. E se alterar
o valor da célula A1, o resultado mudará automaticamente. Você pode somar,
subtrair, multiplicar, dividir, etc.
O importante
é saber que quando se usa fórmula, estamos pegando o valor de outra célula.
Nesse caso
dos códigos dos clientes queremos apenas fazer uma contagem numérica, portanto
fica simples, basta adicionar 1 na célula de baixo.
Atenção:
Quando copiamos e colamos uma fórmula, ela mantém a fórmula e muda a célula.
Exemplo: Na
célula A1 digitamos “100”. Na célula A2 digitamos a fórmula “=A1 +1”. Ela
ficará com o valor 101, que é a soma de 100+1. Se copiarmos a célula A2 e
colarmos na célula A3, veremos que a fórmula que aparecerá na célula A3 será
“=A2+1”. Isso facilita para este
caso dos códigos, por exemplo. Se ao invés de colar a fórmula na célula A3, nós
colarmos na célula ao lado (B2), a fórmula ficará “=B1+1”.
Se quisermos
manter o valor de uma célula específica como padrão, devemos copiar a fórmula,
e não a célula. Para isso, usamos o mesmo processo de copiar texto, através
daquela linha do menu que mostra o texto completo (fx).
Com essas
informações, já podemos criar nossa planilha com todos os dados e usando
fórmula para os códigos. Agora podemos dar o nosso toque pessoal para cada
cliente através de cores de fonte, cores de realce do texto ou negrito.
Utilizando as cores: Isso é bem pessoal, mas ajuda
bastante pra quem gosta de ter por exemplo um controle das captações, ou para
medir “poder de compra do cliente”. Nessa planilha da imagem, eu costumava usar
uma cor para indicar atendimento pessoal, outra para atendimento via telefone e
outra para atendimento via internet. Os clientes com pouco potencial eu mudava
a cor da letra para um cinza claro e com grande potencial deixava em negrito.
Alguns corretores gostam de colorir a célula de acordo com o potencial de cada
cliente, usando cores mais intensas para os clientes com maior potencial, mas
como eu disso, isso é bastante pessoal.
Para alterar
a cor da fonte (texto), selecionamos a(s) célula(s) desejada(s) e clicamos no
ícone “cor da fonte”, representado no menu por um “A” sublinhado em vermelho.
Para
destacarmos uma ou mais células com uma cor, fazemos o mesmo procedimento,
porém clicando desta vez no ícone ao lado, “Cor do realce do texto”,
representado pelas letras “ab”.
Aplicando Filtro:
Com a
planilha já preenchida com todos os dados, poderemos utilizar de um excelente
recurso, que é o filtro. Com ele poderemos selecionar somente os clientes que
procuram em um determinado bairro, por exemplo.
1. Selecione a primeira linha (clicando
no número 1);
2. Clique em “Classificar e Filtrar” no
menu (lado superior direito);
3. Clique em “Filtro” (Se preferir, use
o atalho de teclado “Ctrl+Shift+L”.
Com o filtro
aplicado, aparecerá uma seta em cada coluna da primeira linha. Clicando sobre
ela podemos filtrar pelo campo desejado.
Para
selecionar 1 ou mais opções, clique em “(Selecionar Tudo)” para desmarcar tudo
e marque somente o que deseja. No exemplo desta imagem, utilizei um filtro por
bairro, mas pode ser por qualquer característica que você inseriu na sua
planilha.
Observação
Importante: É possível filtrar por cor. Se você utilizar as cores para
determinar alguma característica dos clientes, poderá filtrar isso também.
Basta utilizar a opção “Filtrar por Cor” que pode ser vista na imagem acima.
Inserir comentário:
Pra quem
gosta de usar uma planilha mais reduzida, mas não quer abrir mão de todos os
detalhes do cliente, é possível utilizar o comentário.
As
informações digitadas nos comentários serão vistas somente quando colocarmos o mouse sobre a célula.
Para inserir
um comentário, basta clicar com o botão direito sobre a célula, clicar em
“Inserir comentário” e depois digitar o que deseja.
É possível
aumentar a caixa de comentário segurando com o mouse em uma das pontas e arrastando, da mesma forma que as caixas
de texto do Word.
Inserindo uma nova planilha:
Podemos
utilizar várias planilhas no mesmo arquivo do Excel, o que facilita na
organização. No caso da planilha de clientes, por exemplo, é possível criar uma
planilha para cada ano.
Observe no
rodapé da sua planilha. Originalmente ela vem como “Plan1/Plan2/Plan3”. Ao lado
da “Plan3” você pode criar uma nova planilha, onde seria a “Plan4”(ou teclar
“Shift+F11”).
Para alterar
o nome da planilha, basta clicar 2x sobre o nome.
Pra quem
quiser treinar as habilidades, vale lembrar que as fórmulas podem ser
utilizadas entre as planilhas. Exemplo: “=Plan1!A1+10”, basta clicar na célula
deseja após o uso do “=” ou de algum sinal de cálculo (+,-,etc).
Os processos
que vimos aqui para criarmos uma planilha de clientes podem servir para
criarmos vários outros tipos de planilha, como dos imóveis e suas principais
características, por exemplo. Basta alterar as informações que deseja.
Agora
veremos fórmulas mais práticas de cálculos para utilizarmos em planilhas
financeiras, por exemplo. Elas podem ser usadas para cálculos de comissões, por
exemplo.
No exemplo a
seguir, simularemos o seguinte:
1. 3 vendas realizadas num período de 5
meses;
2. 2% de comissão para cada venda;
3. 14% de desconto de impostos em cada
venda;
4. Somatório do total de comissões
recebidas;
5. Média de salário mensal.
O primeiro
passo sempre é inserir que dados iremos precisar. Neste caso, preencheremos a
primeira linha com os seguintes dados: Imóvel, Data, Valor total, Comissão
bruta, Descontos e Comissão Líquida.
Como
falaremos de datas e valores, é importante antes de entrarmos nas fórmulas
falarmos sobre formatação das células.
Normalmente,
quando você digita, por exemplo, “27-1”, o programa entende que é uma data e
preenche como data (27/jan). Se isso não ocorrer ou se você não quiser
especificar uma data, você pode mudar formatando a célula. Usaremos isso também
para descrever valores, para que fiquem com “R$” e mostre os centavos.
Para
formatar, clique com o botão direito sobre a(s) célula(s) desejada(s) e clique
em “Formatar células”. Escolha o que prefere o clique em “OK”.
Voltando
para o nosso cálculo, vamos primeiramente preencher os campos “Imóvel”
(utilizando nome ou código), “Data” e “Valor Total”.
Na coluna D
(Comissão Bruta), usaremos fórmula. No caso, falamos que a comissão bruta era
de 2%. Sendo assim, utilizaremos “=C2*2%” (o asterisco representa o sinal de
multiplicação).
Lembrando
que não precisa digitar “C2”. Você pode digitar “=”, clicar na célula C2 e
depois digitar “*2%).
Como todas
possuem o mesmo percentual, podemos apenas copiar a célula D2 e colar nas
células D3 e D4.
Na coluna E
(descontos), faremos o cálculo dos 14% sobre o valor da comissão total que
acabamos de calcular.
Sendo assim, na célula E2, usaremos a fórmula
“=D2*14%”. Praticamente a mesma coisa que fizemos antes, mudando apenas o
percentual e a célula de referência. Copie a célula E2 e cole na E3 e E4.
Na coluna F
queremos calcular a comissão líquida, que é a bruta menos os descontos.
Utilizaremos
a seguinte fórmula na célula F2: “=D2-E2”. Isso quer dizer que você quer o
valor da célula D2 (comissão bruta) menos o valor da célula E2 (descontos).
Podemos copiar e colar para as de baixo também.
Para
fazermos o cálculo total das comissões recebidas, podemos somar uma por uma
(=F2+F3+F4) ou usar a fórmula de soma.
Digite
“=soma(” e selecione as células que deseja somar. Feche o parênteses ao final da
seleção e tecle “Enter”.
Neste caso,
o valor total de comissões recebidas está sendo calculado na célula F5. Para
sabermos a média salarial mensal dos 5 meses, basta usarmos a fórmula “=F5/5”.
Existem
diversas outras fórmulas e funções interessantes no Excel, como gráficos, por
exemplo.
Para a
criação de planilhas básicas como estas que vimos, já temos as informações
necessárias, mas se você conseguiu compreender com facilidade e tiver
interesse, vale a pena pesquisar e exercitar um pouco.
