Excel básico para corretores

O Excel tem muitas funcionalidades idênticas ao Word que já vimos. Para inciar o Excel, o processo é o mesmo. Clique no botão “Iniciar” e em seguida em “Microsoft Office Excel”.

Caso não esteja na parte inicial do menu “Iniciar”, clique em: “Todos os programas/Microsoft Office/Microsoft Office Excel”. Se preferir, pode usar o campo de pesquisa e digitar o nome do programa.

Com o Excel aberto, veremos que o menu superior é muito semelhante ao do Word, com os recursos de salvar, alterar fonte, colocar negrito, inserir imagem ou link exatamente no mesmo local.

Porém, o Excel tem inúmeros recursos e fórmulas que podemos utilizar. Existe uma série de fórmulas, gráficos e outras funções possíveis no Excel, mas vamos nos ater ao básico, pois um estudo aprofundado requer um curso inteiro e mais demorado somente para este programa.

Na corretagem, usamos bastante o Excel para desenvolver funções como:

1.     Criar planilha de clientes com acompanhamento;

2.     Criar planilha da Pauta com descrição resumida de todos os imóveis;

3.     Criar uma planilha financeira com controle de comissões.

Sendo assim, vamos utilizar esses 3 exemplos como ponto de partida e através desses exemplos poderemos desenvolver outras coisas.

1.     Criando uma planilha de clientes:

Com o Excel aberto, usaremos a primeira linha para descrever os campos que queremos utilizar, por exemplo “nome, telefone, email, tipo de imóvel, localização, faixa de preço, observações...”

Cada item deve ser digitado em uma coluna (Observe que as linhas são contadas por números e as colunas por letras, ou seja, a primeira célula fica exatamente na posição A1).

Segue exemplo de uma planilha:

Temos as linhas em ordem numérica e as colunas em ordem alfabética. Quando queremos selecionar uma linha inteira ou uma coluna inteira, clicamos no número ou na letra correspondente.

Ao preencher os dados, é provável que algumas palavras ultrapassem a largura da célula, por isso é necessário aumentar essa largura. Para isso, selecionamos a coluna inteira clicando na letra correspondente.

Após selecionada, leve o cursor até a divisão entre uma letra e outra, clique, segure e mova. Se preferir, ao invés de segurar e mover, você pode apenas clicar 2x nessa divisão entre as colunas.

O mesmo procedimento se aplica para aumentar ou diminuir a altura das linhas. Caso queira mudar o tamanho de mais de uma coluna, basta selecionar as que você quer, segurando o botão do mouse ou usando o “Shift”.

Para selecionar a planilha inteira, clique no quadrado que fica acima do número 1 e ao lado da letra A.

Caso você queira manter a coluna com largura menor para ocupar menos espaço, é possível ler o texto ou fórmula inteira da célula em questão clicando sobre a célula e lendo naquela linha branca do menu, onde consta “fx”.

Esse campo também serve para editar o texto. Quando clicamos numa determinada célula e escrevemos, se quisermos voltar no meio da palavra para editar, veremos que ao colocar pra esquerda trocaremos de célula ao invés de voltarmos para o meio da palavra.

Portanto, para editar uma palavra ou frase, temos 3 opções:

1.     Clicar 2x sobre a célula;

2.     Teclar F2;

3.     Editar usando esse campo citado acima que exibe o texto completo.

Se você clicar sobre uma célula que já contenha um texto ou fórmula e simplesmente digitar algo, irá apagar o que havia na célula, inserindo o que está sendo digitado. Portanto, para editar ou acrescentar algo no texto, deve-se usar esse procedimento.

Outro detalhe importante a se observar, é saber em qual célula você está. Isso será bastante usado nas fórmulas.

É simples, basta ver em qual coluna e linha você está. Exemplo: Se você estiver na 1ª coluna (A) e na 1ª linha, você estará na célula A1.

Também é possível ver no próprio menu, que sempre indica a célula em que estamos.

Com essas informações básicas, já podemos iniciar nossa planilha de clientes.

Na linha 1 colocamos os dados que queremos utilizar (data, fonte de captação, nome, telefone, email, etc). Essa primeira linha é recomendado deixar em negrito e/ou com letras maiúsculas para dar mais destaque.

Nas linhas abaixo preenchemos com os dados que queremos, utilizando uma linha para cada cliente.

Se por acaso você decidir acrescentar uma linha ou coluna depois de já ter digitado tudo, clique com o botão direito sobre a letra (se for uma coluna) ou sobre o número (se for uma linha) e clique em “Inserir”. Ela sempre será acrescentada antes da linha ou coluna selecionada.

Observações: Particularmente eu costumo usar códigos para os clientes, pois isso facilita bastante na hora de salvar um contato no celular, por exemplo. Ao invés de usar um campo de informações descrevendo quem é a pessoa, basta eu usar um código. Outro bom motivo é o fato de que existem muitas pessoas com nomes iguais. Assim saberemos diferenciar.

Inserir código com fórmula: Para não precisarmos digitar código por código, podemos usar fórmula. Digite o primeiro código na célula A2, logo abaixo da célula A1, onde está escrito “CÓD”.

Na célula de baixo (A3), digite “=”, clique na célula de cima (A2) que contém o código inicial e em seguida digite “+1” e tecle Enter.

Como pretendemos fazer uma seqüência numérica, usamos essa fórmula “=A2+1”, pois estamos somando 1 a mais que o valor da célula A2.

Logo que você clicar na outra célula após ter digitado “=”, você verá que a célula clicada fica selecionada com um pontilhado em volta e volta ao normal quando você conclui a fórmula e tecla Enter.

Toda a fórmula se inicia com “=”.

Pronto, já fizemos nossa primeira fórmula. Agora basta copiar essa célula com a fórmula (A3) e colar nas células de baixo. Você pode segurar com o mouse e selecionar diversas células ao mesmo tempo ou pode segurar o “Shift” e usar o cursor pra baixo.

Por exemplo, neste caso podemos clicar na célula A4 e selecionar até a célula A50 arrastando o mouse ou segurando o shift.

Mesmo que você não queira utilizar código, é bem importante entender esse processo, pois as fórmulas são a principal ferramenta do Excel.

Não precisamos “ter medo” das fórmulas. É tudo matemática simples. O que precisamos entender é que usamos o valor de uma célula para fazer um cálculo.

Exemplo: Supondo que na célula A1 você digite o número 100. Se você for em qualquer célula e digitar “=A1+50”, aparecerá 150 na célula com a fórmula. E se alterar o valor da célula A1, o resultado mudará automaticamente. Você pode somar, subtrair, multiplicar, dividir, etc.

O importante é saber que quando se usa fórmula, estamos pegando o valor de outra célula.

Nesse caso dos códigos dos clientes queremos apenas fazer uma contagem numérica, portanto fica simples, basta adicionar 1 na célula de baixo.

Atenção: Quando copiamos e colamos uma fórmula, ela mantém a fórmula e muda a célula.

Exemplo: Na célula A1 digitamos “100”. Na célula A2 digitamos a fórmula “=A1 +1”. Ela ficará com o valor 101, que é a soma de 100+1. Se copiarmos a célula A2 e colarmos na célula A3, veremos que a fórmula que aparecerá na célula A3 será “=A2+1”. Isso facilita para este caso dos códigos, por exemplo. Se ao invés de colar a fórmula na célula A3, nós colarmos na célula ao lado (B2), a fórmula ficará “=B1+1”.

Se quisermos manter o valor de uma célula específica como padrão, devemos copiar a fórmula, e não a célula. Para isso, usamos o mesmo processo de copiar texto, através daquela linha do menu que mostra o texto completo (fx).

Com essas informações, já podemos criar nossa planilha com todos os dados e usando fórmula para os códigos. Agora podemos dar o nosso toque pessoal para cada cliente através de cores de fonte, cores de realce do texto ou negrito.

Utilizando as cores: Isso é bem pessoal, mas ajuda bastante pra quem gosta de ter por exemplo um controle das captações, ou para medir “poder de compra do cliente”. Nessa planilha da imagem, eu costumava usar uma cor para indicar atendimento pessoal, outra para atendimento via telefone e outra para atendimento via internet. Os clientes com pouco potencial eu mudava a cor da letra para um cinza claro e com grande potencial deixava em negrito. Alguns corretores gostam de colorir a célula de acordo com o potencial de cada cliente, usando cores mais intensas para os clientes com maior potencial, mas como eu disso, isso é bastante pessoal.

Para alterar a cor da fonte (texto), selecionamos a(s) célula(s) desejada(s) e clicamos no ícone “cor da fonte”, representado no menu por um “A” sublinhado em vermelho.

Para destacarmos uma ou mais células com uma cor, fazemos o mesmo procedimento, porém clicando desta vez no ícone ao lado, “Cor do realce do texto”, representado pelas letras “ab”.

Aplicando Filtro:

Com a planilha já preenchida com todos os dados, poderemos utilizar de um excelente recurso, que é o filtro. Com ele poderemos selecionar somente os clientes que procuram em um determinado bairro, por exemplo.

1.     Selecione a primeira linha (clicando no número 1);

2.     Clique em “Classificar e Filtrar” no menu (lado superior direito);

3.     Clique em “Filtro” (Se preferir, use o atalho de teclado “Ctrl+Shift+L”.

Com o filtro aplicado, aparecerá uma seta em cada coluna da primeira linha. Clicando sobre ela podemos filtrar pelo campo desejado.

Para selecionar 1 ou mais opções, clique em “(Selecionar Tudo)” para desmarcar tudo e marque somente o que deseja. No exemplo desta imagem, utilizei um filtro por bairro, mas pode ser por qualquer característica que você inseriu na sua planilha.

Observação Importante: É possível filtrar por cor. Se você utilizar as cores para determinar alguma característica dos clientes, poderá filtrar isso também. Basta utilizar a opção “Filtrar por Cor” que pode ser vista na imagem acima.

Inserir comentário:

Pra quem gosta de usar uma planilha mais reduzida, mas não quer abrir mão de todos os detalhes do cliente, é possível utilizar o comentário.

As informações digitadas nos comentários serão vistas somente quando colocarmos o mouse sobre a célula.

Para inserir um comentário, basta clicar com o botão direito sobre a célula, clicar em “Inserir comentário” e depois digitar o que deseja.

É possível aumentar a caixa de comentário segurando com o mouse em uma das pontas e arrastando, da mesma forma que as caixas de texto do Word.

Inserindo uma nova planilha:

Podemos utilizar várias planilhas no mesmo arquivo do Excel, o que facilita na organização. No caso da planilha de clientes, por exemplo, é possível criar uma planilha para cada ano.

Observe no rodapé da sua planilha. Originalmente ela vem como “Plan1/Plan2/Plan3”. Ao lado da “Plan3” você pode criar uma nova planilha, onde seria a “Plan4”(ou teclar “Shift+F11”).

Para alterar o nome da planilha, basta clicar 2x sobre o nome.

Pra quem quiser treinar as habilidades, vale lembrar que as fórmulas podem ser utilizadas entre as planilhas. Exemplo: “=Plan1!A1+10”, basta clicar na célula deseja após o uso do “=” ou de algum sinal de cálculo (+,-,etc).

Os processos que vimos aqui para criarmos uma planilha de clientes podem servir para criarmos vários outros tipos de planilha, como dos imóveis e suas principais características, por exemplo. Basta alterar as informações que deseja.

Agora veremos fórmulas mais práticas de cálculos para utilizarmos em planilhas financeiras, por exemplo. Elas podem ser usadas para cálculos de comissões, por exemplo.

No exemplo a seguir, simularemos o seguinte:

1.     3 vendas realizadas num período de 5 meses;

2.     2% de comissão para cada venda;

3.     14% de desconto de impostos em cada venda;

4.     Somatório do total de comissões recebidas;

5.     Média de salário mensal.

O primeiro passo sempre é inserir que dados iremos precisar. Neste caso, preencheremos a primeira linha com os seguintes dados: Imóvel, Data, Valor total, Comissão bruta, Descontos e Comissão Líquida.

Como falaremos de datas e valores, é importante antes de entrarmos nas fórmulas falarmos sobre formatação das células.

Normalmente, quando você digita, por exemplo, “27-1”, o programa entende que é uma data e preenche como data (27/jan). Se isso não ocorrer ou se você não quiser especificar uma data, você pode mudar formatando a célula. Usaremos isso também para descrever valores, para que fiquem com “R$” e mostre os centavos.

Para formatar, clique com o botão direito sobre a(s) célula(s) desejada(s) e clique em “Formatar células”. Escolha o que prefere o clique em “OK”.

Voltando para o nosso cálculo, vamos primeiramente preencher os campos “Imóvel” (utilizando nome ou código), “Data” e “Valor Total”.

Na coluna D (Comissão Bruta), usaremos fórmula. No caso, falamos que a comissão bruta era de 2%. Sendo assim, utilizaremos “=C2*2%” (o asterisco representa o sinal de multiplicação).

Lembrando que não precisa digitar “C2”. Você pode digitar “=”, clicar na célula C2 e depois digitar “*2%).

Como todas possuem o mesmo percentual, podemos apenas copiar a célula D2 e colar nas células D3 e D4.

Na coluna E (descontos), faremos o cálculo dos 14% sobre o valor da comissão total que acabamos de calcular.

 Sendo assim, na célula E2, usaremos a fórmula “=D2*14%”. Praticamente a mesma coisa que fizemos antes, mudando apenas o percentual e a célula de referência. Copie a célula E2 e cole na E3 e E4.

Na coluna F queremos calcular a comissão líquida, que é a bruta menos os descontos.

Utilizaremos a seguinte fórmula na célula F2: “=D2-E2”. Isso quer dizer que você quer o valor da célula D2 (comissão bruta) menos o valor da célula E2 (descontos). Podemos copiar e colar para as de baixo também.

Para fazermos o cálculo total das comissões recebidas, podemos somar uma por uma (=F2+F3+F4) ou  usar a fórmula de soma.

Digite “=soma(” e selecione as células que deseja somar. Feche o parênteses ao final da seleção e tecle “Enter”.

Neste caso, o valor total de comissões recebidas está sendo calculado na célula F5. Para sabermos a média salarial mensal dos 5 meses, basta usarmos a fórmula “=F5/5”.

Existem diversas outras fórmulas e funções interessantes no Excel, como gráficos, por exemplo.

Para a criação de planilhas básicas como estas que vimos, já temos as informações necessárias, mas se você conseguiu compreender com facilidade e tiver interesse, vale a pena pesquisar e exercitar um pouco.